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Cahier des Charges pour des
Championnats Régionaux
en cours
Cahier des Charges pour des Championnats Nationaux
PREAMBULE
La Fédération Française Handisport, délégataire du Ministère de la Jeunesse, des sports et de la vie associative, a pour mission d’organiser des Championnats nationaux.
La natation Handisport, gérée par la Commission fédérale de Natation, a mis en place 4 championnats nationaux :
* Championnat de France d’hiver Open (ouvert aux délégations étrangères) situé entre le 2ème et le 4ème week-end de janvier.
* Championnat de France des jeunes open (catégories Juniors (de 15 à 20 ans) et espoirs (moins de 15 ans) et ouvert aux délégations étrangères), au mois de mai, à plus de 2 semaines du week-end de l’ascension.
* Championnat de France d’été, situé entre le 3ème et le dernier week-end de juin.
* Championnat de France des régions, en décembre (2ème ou 3ème week-end).
La Commission Fédérale de Natation est organisatrice des Championnats de France en coopération avec l'organisme qui accueille cette manifestation, et veille à son bon déroulement.
La structure organisatrice mettra en place un Comité d'organisation qui sera animée par un Président ou coordinateur.
Celui-ci sera en relation directe avec le Directeur Technique Fédéral de la Commission de Natation Handisport, qui sera le Directeur de la Compétition de la manifestation.
A ce titre, le Directeur Technique Fédéral de la Commission Fédérale de Natation Handisport sera informé et invité aux réunions du Comité d'organisation auxquelles il (ou son représentant) assistera comme conseiller technique.
Les frais incombant à la participation du Directeur Technique Fédéral ou de son représentant à ces réunions seront à la charge de la Commission Fédérale de Natation Handisport.
CANDIDATURE A L ORGANISATION
La structure candidate (obligatoirement un Comité Régional, Départemental ou un Club affilié à la F.F.H. ou à la F.F.N.) devra adresser sa demande d'organisation au Directeur Technique Fédéral, lequel répondra dans les plus brefs délais pour accorder une réponse officielle.
Un ordre de priorité sera donné par ordre chronologique, si tenté que les candidats puissent assurer du respect du cahier des charges.
Une convention sera signée alors par le Directeur Technique Fédéral et la structure organisatrice.
PRINCIPE DE L ORGANISATION
Celle-ci présente deux aspects :
Un aspect technique d’une part et un aspect logistique d’autre part.
L’aspect technique est entièrement pris en charge par la Commission Technique Fédérale de Natation Handisport.
Ainsi la réalisation et la diffusion des documents d’engagements sportifs et administratifs sont réalisées par la commission fédérale.
Ceux-ci sont ensuite, au fur et à mesure de leur réception, transmis au comité d’organisation local pour la partie administrative, traités par la commission pour la partie sportive.
De même l’organisation des épreuves du Championnat France Handisport est assurée par la commission fédérale par la prise en charge du secrétariat de la manifestation et la mise à disposition d’officiels fédéraux pour coordonner le jury local lors du déroulement des compétitions.
L’aspect logistique est à la charge du comité d’organisation local.
Afin d’aider celui-ci dans la réalisation des démarches nécessaires, la Commission Fédérale de Natation a réalisé le présent document à l’attention des futurs organisateurs.
PRESENTATION GENERALE
Nombre de jours d'organisation.
Les Championnats de France sont organisés du vendredi au dimanche matin.
Cette période comprend l’accueil des délégations, les épreuves et le jour du départ.
Dans les championnats individuels seniors, les épreuves se déroulent le vendredi après-midi et le samedi toute la journée.
Dans les autres championnats (Jeunes et des Régions) elles se déroulent toute la journée du samedi.
Nécessité d’avoir accès au bassin (1 ligne d’eau) et au local attribué à la classification le vendredi toute la journée
Attention, les délégations étrangères sont susceptibles d’arriver quelques jours plus tôt et de demander à être loger (moyennant supplément géré par l’organisateur) et à avoir un accès au bassin.
Le Comité d’organisation.
C’est un comité composé d’une ou plusieurs structures partenaires qui mettra en place des commissions de travail et sera animé par un Président ou coordinateur du Championnat.
Voici les différentes commissions que nous vous recommandons de mettre en place afin de mener à bien votre organisation :
* Commission Technique
* Commission administrative et financière
* Commission relations publiques et communication
* Commission hébergement (s’il y a lieu) et restauration
* Commission accueil
* Commission animation
* Commission transports
Nombre de participants au championnat.
Ces chiffres sont donnés à titre indicatif et peuvent varier à quelques unités près.
* Championnat de France d’hiver open
240 à 320 personnes dont :
170 à 220 Nageurs (avec les nageurs étrangers) dont 40 à 55 fauteuils roulants
58 à 98 Accompagnateurs
12 membres de la C.F.N.
* Championnat de France d’été
230 à 280 personnes dont :
170 à 190 Nageurs dont 30 à 40 fauteuils roulants
58 à 78 Accompagnateurs
12 membres de la C.F.N.
* Championnat de France des jeunes Open
140 à 220 personnes dont :
80 à 120 nageurs (avec les nageurs étrangers) dont 25 à 30 fauteuils roulants
58 à 88 Accompagnateurs.
12 membres de la C.F.N.
* Championnat de France des régions (selon le nombre de lignes d’eau)
138 à 190 personnes dont :
96 (12 équipes de 8 nageurs) à 128 (16 équipes de 8 nageurs) dont 25 à 35 fauteuils roulants
30 à 50 Accompagnateurs
12 membres de la C.F.N.
ASPECTS TECHNIQUES
Descriptif des installations sportives mises à disposition.
* Dimensions des bassins
o Championnat de France d’hiver et d’Eté.
Piscine comprenant
Un bassin de 50 Mètres (normes officielles F.I.N.A.) X 20, 21 ou 25 mètres (exceptionnellement 6 couloirs) pouvant être découvert pour le championnat de France d’été.
Si possible, un bassin de récupération (petit bassin, bassin de 25M, fosse à plongeon…) aménagé avec des lignes d’eau.
o Championnat de France des jeunes ou des Régions.
Un bassin de 25 ou 50 Mètres (normes officielles F.I.N.A.) X 15, 20, 21 ou 25 mètres.
Si possible, un bassin de récupération (petit bassin, bassin de 25M, fosse à plongeon…) aménagé avec des lignes d’eau.
* Autres caractéristiques
Profondeur : 1,80m minimum (coté plongeon).
Température de l’eau : 27°C +/- 1°C
Accessibilité des vestiaires, sanitaires et du bassin pour les fauteuils roulants
Sonorisation.
* Replis couverts.
Si la compétition est prévue en extérieur, il est indispensable de prévoir une position de repli couvert en cas d’intempérie.
En cas d’ensoleillement important, prévoir des tentes ou parasols pour les participants et officiels.
Organisation de la compétition :
* Commission Fédérale de Natation Handisport
Jury officiel de la Fédération Française Handisport
Juge-arbitre
Starter
Juges de nages
Organisation technique
2 personnes au secrétariat
2 classificateurs
1 Directeur de la compétition
Organisation locale
* Chronométrage automatique (si possible) avec technicien
Jury officiel de la Fédération Française de Natation
Officiels A et B (en doublettes avec jury FFH)
Starter, juges de nage, juges de virages, juges a l’arrivée
Chronométreurs : 2 par ligne d’eau si Chrono électronique automatique
par ligne d’eau si chronométrage semi-automatique, manuel
* Fonctions Techniques :
1 personne chambre d’appel
1 à 2 commis de course
1 aide secrétaire (photocopie . . . .)
1 personne pour la remise des récompenses
1 speaker – animateur micro
* Sécurité
Service de surveillance par personnes habilitées en cas d’urgence (BEESAN, BNSSA) à raison d’une personne minimum par bassin
Eventuellement, plateau de kinésithérapeutes (ou étudiants) mis à la disposition des délégations
Administratif :
Photocopieuse trieuse + papier ( 2000)
Tables pour secrétariat avec branchement électrique au bord du bassin.
Matériel divers
* Technique : tout le matériel nécessaire à l’aménagement du bassin de compétition (lignes d’eau de compétition, lignes de virages, ligne de faux-départ, plots de départ homologués et en état, …)
* Table, chaises, barrières pour chambre d’appel.
* Divers : Potelets et chaînette ou cordes pour démarquer les zones réservées aux officiels de bord de bassin (2 X la longueur du bassin et 1 X la largeur),
* Matériels permettant à tous les compétiteurs et aux officiels chronométreurs d’être assis au bord du bassin (Gradins, chaises, bancs, …)
* Des emplacements pour les fauteuils doivent être prévus.
* Couloirs de circulations
* Pour classification (examen médical et technique d’évaluation des nageurs) : mise à disposition d’un local adapté avec une table de kiné, et une table pour dossiers administratifs dès le jeudi après-midi.
Salle de réunion à la piscine:
* Si mise en place d’une formation des officiels (25 à 30 personnes) : Vendredi matin (pendant 3h00) une salle avec matériel de projection (rétroprojecteur, vidéo projecteur, tableau, tables et chaises…)
* Assemblée des clubs et réunions techniques (30 à 50 personnes): Vendredi début d’après-midi, samedi matin, samedi 13H30.
Contrôle anti-dopage
L’organisateur devra s’organiser de façon à être en mesure d’assumer les obligations définies ci après :
L’organisateur devra mettre à disposition un local pour le contrôle anti-dopage qui sera fléché par ses soins et qui devrait comporter une salle d’attente, une salle de travail avec une table et quatre chaises, un ou deux W.C et des boissons en conditionnement individuel.
ASPECTS LOGISTIQUES
Commission accueil.
Les organisateurs devront avoir un lieu d’accueil permettant aux délégations de s’y présenter dès leur arrivée pour récupérer leur dossier, leurs programmes ainsi que tous les renseignements pratiques nécessaires à leur séjour.
Dans le dossier d’accueil, voici des renseignements pratiques que vous pourrez faire figurer (cette liste n'est pas exhaustive) :
* Noms des personnes ayant une fonction particulière dans l'organisation du Championnat avec leur coordonnées téléphoniques et les moyens de les identifier (badges, couleurs de tee-shirts, …)
* Plaquettes, programmes
* Les adresses et plans d’accès des lieux de compétition, sportifs, hébergement, restauration, …
* Les informations buvette,
* Horaires des navettes,
* Information restauration (horaires, lieux, tickets),
* Information vestiaires, WC, douches,
* Programmation des horaires des différentes animations (banquet finale, vin d'honneur, etc...)
La Commission Fédérale de natation distribuera aux responsables de clubs :
* Le programme complet des épreuves
* Les minima pour l’obtention des médailles
* La liste et le planning des nageurs devant se présenter à la classification
Commission administrative et financière
Elle est la structure de base de l’organisation et doit effectuer différentes démarches :
* ADMINISTRATIF :
o Autorisation des différentes instances et collectivités.
o Dossier de présentation du championnat de France.
o Document contractuel à renvoyer à la C.F.N. dès son accord quant à l’organisation du championnat.
o Dossier d’inscription à faire parvenir, au minimum trois mois avant la date du championnat avec exemplaire en anglais quand compétition Open. (voir dossier en exemple)
o Dossier d’accueil
o …
* FINANCIER :
Si l’organisateur prend en charge l’Hébergement + Restauration, il bénéficiera d’une subvention de 1000 € de la Commission Fédérale de Natation.
90 € : Nageurs et cadres
(Nombre de cadres défini par les règlements FFH :
1 pour 1 aveugle ou 2 aveugles
1 pour 3 fauteuils roulants
1 pour 3 déficients visuels
1 pour 5 marchants)
100 € : Supporters et Accompagnateurs
170 € pour les nageurs étrangers (dont 20 € reversés à la C.F.N. au titre des frais d’engagement)
170 € pour les cadres et accompagnateurs étrangers.
PS : Pour les délégations étrangères, obligation d’hébergement dans des hôtels ** ou ***
L’organisateur peut décider que le forfait reste indivisible et ne pas être diminué si le club choisit de repartir avant la fin du championnat. Il peut également, s’il le désire, établir un forfait uniquement pour les repas si une délégation décide d’assurer elle-même son hébergement.
En cas de prestation supplémentaire (arrivée la veille ou départ le surlendemain par exemple), l’organisateur peut établir un tarif spécifique.
* Prise en charge par l’organisateur :
12 membres officiels CFN maximum (y compris classificateurs) du vendredi midi au dimanche matin inclus dont 4 à partir du jeudi soir.
Les nuits supplémentaires ou tout autre officiel au-delà des 12 prévus seront pris en charge par la C.F.N.
Commission hébergement (s’il y a lieu) et restauration
* Hébergement :
Le choix est laissé à l’organisateur de prévoir ou non l’hébergement.
Dans ce cas, les délégations devront lui régler à l’inscription le forfait correspondant à la prise en charge du vendredi soir (repas compris) au dimanche midi (petit déjeuner compris).
Le confort se devra d’être similaire aux CREPS modernes, à l’hôtellerie ** ou pour les centres d’hébergements : conformes aux normes européennes (nuit du vendredi et samedi).
• Obligation de lits individuels (sauf demande particulière)
• Chambres de 1, 2 ou 3 personnes avec majoration éventuelle pour chambre individuelle
Les nuits supplémentaires sont à la charge des délégations.
Dans l’autre cas, il prévoira les repas du vendredi soir, samedi midi et le repas de gala du samedi soir moyennant un forfait correspondant (à fixer).
Il sera tenu de faire parvenir à chaque club, une liste des hôtels et lieux d’hébergement de sa commune ainsi qu’une fiche technique fournie par la CFN qui précise (au minimum pour les hôtels avec lesquels la FFH a un accord national : Ibis, Campanile Kyriad) certains descriptifs de ces établissements (largeur de portes, accessibilité des sanitaires, possibilité de circulation, surface des chambres, …)
* Restauration :
Suffisante en qualité et quantité (voir des menus en rapport avec la diététique sportive)
Repas prévus dans le forfait :
Vendredi soir, Samedi midi et Repas de gala le samedi soir. (Repas amélioré avec animation)
* Eau.
Il est nécessaire de prévoir de l'eau à disposition pour toutes les rencontres, l'expérience prouve que le conditionnement en 1/2 litre renouvelable est plus fonctionnel et évite beaucoup de gâchis.
Commission transports
* Transports :
L’organisateur doit prévoir le transport des lieux d’arrivée aux hôtels qu’il propose et les transports internes :
Des lieux d’arrivée (gares et aéroports) jusqu’au lieu d’accueil
Des Hôtels jusqu’à la piscine
De la piscine jusqu’aux lieux de restauration
Jusqu’au lieu de la soirée avec retour en fin de soirée
Des hôtels jusqu’aux lieux de départs (gares, aéroports)
Dans ce cas il signalera dès le dossier d’inscription quels seront les hôtels qui seront desservis par ses navettes.
Prévoir moyens de stationnement près de la piscine (voir autorisation municipale ou préfectorale éventuellement)
Commission relations publiques et communication
* Partenariat :
Présence de calicots des partenaires officiels de la Natation Handisport (fournis par la C.F.N.)
Une page réservée aux dits partenaires dans la plaquette programme.
Le Logo doit être apposé sur tous supports de communication (affiches, …)
* Communication :
o Recommandation concernant les médias.
Les photographes de la presse non spécialisée ainsi que les techniciens de la télévision ignorent parfois les règles en usage pendant le déroulement des épreuves (pas de flash au départ par exemple). Aussi il conviendra à l'organisateur de leur faire les recommandations d'usage.
o Supports de Communication.
Comme pour toute manifestation nationale, l'organisateur sera amené à éditer divers supports de communication afin de promouvoir l'événement et faire figurer ses partenaires.
Il convient d’en donner au moins deux exemplaires de tous les supports de communication au DTF.
Commission animation
En coordination avec le speaker fournis par l’organisation, elle se chargera d’animer la cérémonie d’ouverture (voir choix musicaux lors du défilé), l’animation et les commentaires pendant les épreuves et la soirée de gala (repas dansant).
* Cérémonies :
Les cérémonies de remises de médailles se dérouleront pendant la compétition (voir programme). Seuls les remises de médailles des relais et la distribution des coupes se feront à la cérémonie de clôture.
* Dotations.
La dotation d'un Championnat de France est à la discrétion de l'organisateur, cependant nous vous recommandons de ne pas créer de surenchère par une dotation en lots trop coûteux, nuisibles au bon esprit sportif pouvant régner sur la compétition; par ailleurs, les dotations en espèces ne sont pas autorisées.
Nous vous recommandons d'essayer d'obtenir un lot d'accueil pour chaque participant (produits régionaux, tee-shirts, gadgets, etc...)
Par ailleurs, si un partenaire vous offre un ou plusieurs lots de grand prix nous vous recommandons plutôt d'organiser une tombola, ouverte à tous les participants.
Par contre, nous laissons à l’organisateur le soin de trouver des coupes ou trophées qui seront distribués lors de la cérémonie de clôture :
o Cht hiver : 3 coupes, 2 trophées pour les plus jeunes, une coupe par délégation étrangère.
o Cht été : 9 coupes pour classement national des clubs, 3 coupes pour le challenge gerber, 2 trophées pour les meilleurs nageurs de la saison.
o Cht jeunes : 9 coupes pour classement national des clubs, 3 coupes pour le challenge Planchet-Schwartz, 6 trophées pour les meilleurs nageurs de la saison et une coupe par délégation étrangère.
o Cht des régions : 6 coupes
Nb : La C.F.N. fournira aux organisateurs les médailles fédérales (or, argent et bronze).
Conclusion.
Merci à vous de prendre en charge l'organisation de ce Championnat.
Nous vous demandons de respecter ce cahier des charges et ceci dans l'intérêt de la Natation Handisport et des nageurs.
La Direction technique de la Natation Handisport est à votre disposition pour vous apportez toute information complémentaire qui vous semblerait nécessaire.
Bonne chance pour votre organisation !
Bon pour accord de la structure organisatrice.
Fait à , le
Le représentant de Le Directeur Technique Fédéral
La structure organisatrice
Jean-Michel WESTELYNCK
Annexe 1
DOSSIER A ETABLIR
POUR LA COMMISSION FEDERALE DE NATATION HANDISPORT
A adresser à :
Jean Michel WESTELYNCK Directeur Technique Fédéral
25A, impasse Claude Kogan
26000 VALENCE
Florence FOURNIER, Secrétaire de la C.F.N.
25A, rue de Marcale, 07180 SAINT PERAY
Descriptif de la manifestation Sportive de Natation :
Nature de la compétition :
Dates :
Lieu :
Descriptif de la Compétition :
Installations sportives misent à disposition :
Type de bassin : couvert extérieur
Nombre de lignes d’eau :
Longueur : 25 mètres 50 mètres
Largeur : 20 mètres 21 mètres 25 mètres
Profondeur : Coté Plot : Coté virage :
Température de l’eau (27°C +/- 1°C) :
Accessibilité à préciser notamment pour les fauteuils roulants :
* Accès aux installations :
o Entrée dans le bâtiment : Plain-pied Rampe Ascenseur
o Accès au vestiaires et sanitaires : Plain-pied Rampe Ascenseur
o Accès au bord du bassin : Plain-pied Rampe Ascenseur
* Accès au bassin :
o Appareil de mise à l’eau :
o Aide physique :
Organisation compétition :
Chrono électronique automatique OUI NON
Chronométrage semi-automatique ou manuel OUI NON
Jury :
Instance FFN partenaire :
Comité Régional Comité Départemental Club local
Responsable FFN sur place :
Nom :
Adresse :
Téléphone :
PROGRAMME
VENDREDI
13H00 ECHAUFFEMENT
14H30 CEREMONIE D'OUVERTURE
15H00 200M - 400M NAGE LIBRE
17H45 Remise des médailles longues distances
18H00 150M 3 NAGES - 200M 4 NAGES
19H15 Remise des médailles Multi-nages
19H15 RELAIS 4 X 50M 4 NAGES
19H30 Fin de la 1ere Réunion
SAMEDI
8H00 ECHAUFFEMENT
9H00 50M BRASSE - 100M BRASSE
10H30 Remise des médailles Brasse
10H45 100M NAGE LIBRE
12H45 Fin de la 2eme Réunion
13H45 REUNION DES CLUBS
14H00 ECHAUFFEMENT
14H45 Remise des médailles 100m Nage Libre
15H00 50M PAPILLON - 100M PAPILLON
15H45 Remise des médailles Papillon
16H00 50M DOS - 100M DOS
17H30 Remise des médailles Dos
17H45 50M NAGE LIBRE
18H45 Remise des médailles 50m Nage Libre
19H00 RELAIS 4 X 50M NAGE LIBRE
20H30 SOIREE DE GALA
Remise des médailles des relais
ANNONCE DU CLASSEMENT NATIONAL DES CLUBS (championnat de France d’été)
ANNONCE DES SELECTIONS EN EQUIPE DE France (championnat de France d’hiver)
Horaire donné à titre indicatif et susceptible d’être modifié
AIDE MEMOIRE A L ORGANISATION
COMMISSIONS TECHNIQUES
TECHNIQUE
Aménagement du bassin - Accessibilité
Secrétariat au bord du bassin
Informatisation des résultats
Programme des courses
Plateau technique - Equipe médicale
Equipement des officiels
ADMINISTRATIVE
Dossiers de présentation
Dossiers de sponsoring
Fonctionnement interne
Constitution des dossiers d’hébergement
Centralisations des inscriptions
Réalisation des supports d’information
Réalisation d’imprimés
RELATIONS PUBLIQUES
Médiatisation
Conférence de presse
Relations avec les médias
Publicité
Recherche de sponsors
Gestion du partenariat
Accueil des officiels
Cérémonie d’ouverture et de clôture
Remise de médailles
Réception
Audiovisuel
Souvenirs aux participants
Tenues des organisateurs
HEBERGEMENT ET RESTAURATION
Participants
Officiels
Personnel
Réalisation des repas
Alimentation énergétique
ACCUEIL ET TRANSPORTS
Accueil des participants
Signalisation
Accessibilité des véhicules
Transports
lieux d’arrivée – accueil – lieux de départ
Piscine - hébergement
Internes (officiels, médias)
FINANCIERE
Gestion de la manifestation
Assurance
ANIMATION
Soirée
Bord du bassin
Cérémonies
COMMISSION TECHNIQUE
AMENAGEMENT DU BASSIN
Protection contre les intempéries si bassin extérieur (vent)
Accessibilité
Entrée (portes 0,80cms)
Vestiaires
Accès bassin (Ascenseur, plate-forme, Monte-charge)
Bassin
Toilettes
Douches
Gradins pour spectateurs handicapés
Emplacement délégations (Bancs sur berges du bassin)
Aménagement du bassin Lignes d’eau de compétition
Lignes de faux-départ
Lignes de virages
Chambre d’appel
Chronométrage électronique (voir si possible techniquement)
Sonorisation
Podium accessible aux fauteuils roulants Disposition des calicots
ORGANISATION AU BORD DU BASSIN
Secrétariat
Accessibilité aux fauteuils roulants
Vue sur le bassin
Possibilité de branchement électrique ou informatique
Matériel de reproduction (photocopieur performant + feuilles)
Moyen de communication si possible (émetteur, téléphone, interphone)
Plateau technique
Commission Fédérale de Natation: avec pour missions :
Sélections
Prise de contacts avec les clubs
Inscriptions aux épreuves
Programmes des courses
Homologation des records
Classifications
Contrôle des classes
Vérification des licences
Informatisation des résultats
Officiels HANDISPORT (possibilité de doubler avec officiels FFN)
Juge-arbitre
Juges de virages
Juges de nage
Officiels F.F.N.
1 Chef-chronométreur
3 Chronométreurs officiels C par ligne d’eau si chronométrage manuel
ou 2 Chronométreurs si chronométrage électronique
1 Starter
Speaker
Animateur sono
Equipe médicale
Médecin d’urgence
Service de protection civile
Elèves-Kinésithérapeutes (facultatif mais conseillé)
Equipement des officiels
Tenue blanche (FFN)
Protocole de remises de médailles
Manutention au bord du bassin (si nécessaire)
Fonctionnement interne
Courriers divers
Contacts téléphoniques
Dossier de présentation
Dossier de sponsoring
Diffusion
Réalisation de supports d’information: (Imprimeur)
Papier à entête
Invitations
Affiches
Programmes
Calicots
Réalisation d’imprimés spéciaux (facultatif)
Fiches de frais de transports
Justificatifs de dons (déduction fiscale)
Cartes d’accréditation
Constitution des dossiers d’hébergement
Centralisations des inscriptions
RECHERCHE DE SPONSORS
Document de présentation
Prise de contact
Présentation du projet
Accueil des sponsors lors de la manifestation
Intendance lors de la manifestation
MEDIATISATION - PUBLICITE
MEDIAS INTERESSES
Journaux locaux
Bulletins d'information municipale
Radios locales
Télévisions locales
Télévisions régionales
Télévisions nationales
DEMARCHES A EFFECTUER
Avant la manifestation
Conception des supports d’information
Prise de contact
Information
Article rédactionnel, Communiqué de presse
Annonces
Compte-rendu
Insertion de la manifestation dans les programmes municipaux
Répartition des affiches
Disposition des panneaux publicitaires et calicots
Conférence de presse
Lors de la manifestation
Disposition des panneaux publicitaires et calicots
Accueil des journalistes
Suivi journalistique
Intendance
ACCUEIL DES OFFICIELS ET V.I.P.
PERSONNALITES CONCERNEES
Personnalités politiques
Personnalités fédérales (FFH, FFN,...)
Officiels techniques
Officiels administratifs
Journalistes
DEMARCHE
Accueil
Présentation
Information
Encadrement
Intendance
CEREMONIES
CEREMONIE D'OUVERTURE
Début des épreuves
Accueil des participants
Discours des personnalités
Protocole
Spectacle (facultatif)
CEREMONIE DE CLOTURE
Proclamation des résultats
Discours de clôture
Présentation de l'équipe de France (s’il y a lieu)
Buffet, cocktail
RECEPTION OFFICIELLE
Lieu
Invitations
Organisation
AUDIOVISUEL
FILM
Souvenir et/ou Technique
Prise de vues
Montage - Sonorisation
Diffusion
PRESS-BOOK
Prise de vues
Tirage
Diffusion
PROTOCOLE DE REMISE DE MEDAILLES
PODIUM
Fabrication - Disposition
OFFICIELS
MEDAILLES (F.F.H.)
LOTS (facultatif)
TENUES DES ORGANISATEURS
Tee-shirts
SOUVENIRS AUX PARTICIPANTS ET ORGANISATEURS
TEE-SHIRTS
Recherche de produits
Fabrication
Distribution
HEBERGEMENT
NUITS DES VENDREDI ET SAMEDI
Compétiteurs et encadrement
Officiels et V.I.P.
HOTELS (minimum 2 Etoiles)
Réservation
Tarifs
Accessibilité
RESTAURATION
REPAS
Vendredi midi
Vendredi soir
Samedi midi
Samedi soir
Dimanche midi (Sous forme de paniers-repas avec supplément de prix)
PETIT DEJEUNER
Samedi
Dimanche
LIEU
Si possible le plus proche possible de la piscine
Accessible
PERSONNEL
Club services
Personnel municipal
Armée
ALIMENTATION ENERGETIQUE
Eau minérale à disposition des clubs
Boisson (facultatif)
REALISATION
Sponsor
ACCUEIL
VENDREDI DANS LA MATINEE POUR LES DELEGATIONS
VENDREDI, SAMEDI ET DIMANCHE POUR LES INVITES
POINT D'ACCUEIL
Accessible
Central
Facile à trouver
Equipement (Téléphone,...)
Personnel d’accueil
DOSSIERS
Constitution des dossiers
Informations générales
Programmes
Tickets repas
Cartes d'accréditation (éventuellement)
Plans
Divers
TRANSPORTS
MOYENS DE TRANSPORT
Bus accessibles avec chauffeurs
Véhicules légers avec chauffeurs
ORGANISATION DES TRANSPORTS
Plannings
Moyens de contacts (Talkies)
Plans
TRANSPORTS EXTERNES
Aéroports
Gares
TRANSPORTS INTERNES
Hébergement
Lieux de restauration
Divers
TRANSPORTS DES OFFICIELS
CARBURANT
GESTION DE L'ORGANISATION
OUVERTURE D'UN COMPTE
Recherche d’un établissement bancaire
FOND DE ROULEMENT
DEPENSES RELATIVES AU FONCTIONNEMENT DES COMMISSIONS
Evaluation des besoins
Budget prévisionnel
ENCAISSEMENT
Dons
Subventions
Participations financières
Etc...
ETABLISSEMENT DES RECUS
GESTION DE LA MANIFESTATION
Règlement des frais
Indemnisation des officiels (si nécessaire)
Frais de carburant
…
ASSURANCE ORGANISATION
BORD DU BASSIN
Musique
Commentaires des épreuves
Réception
Cérémonies de remise de médailles
SPECTACLE
SAMEDI SOIR
Musique
Réception
Cérémonies de clôture
GESTION DES MOMENTS LIBRES (si nécessaire)
SPECTACLE ANTERIEUR AU PROFIT DE L'ORGANISATION
COORDINATEUR:
COMMISSION TECHNIQUE:
COMMISSION FINANCIERE:
COMMISSION RELATION PUBLIQUES:
COMMISSION HEBERGEMENT - RESTAURATION:
COMMISSION ACCUEIL TRANSPORT:
COMMISSION ADMINISTRATIVE:
COMMISSION ANIMATION:
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